Een effectieve takenlijst maken, hoe doe je dat?

Waarom zou je een takenlijst maken, wanneer je voor jezelf helemaal duidelijk hebt wat er moet gebeuren? Het antwoord is simpel: om op het juiste moment aan de juiste taken te kunnen werken.

Als ik mijn cursisten vraag waar staat wat ze allemaal nog moeten doen dan wijzen ze vaak op hun hoofd: ik weet het allemaal, ik kan goed onthouden.

Ja je hersenen kunnen alles onthouden, ook wat je nog moet doen. Maar je hersenen geven niet op het juiste moment een seintje. Ze zeggen niet “denk erom, er komt een deadline aan voor dit of dat”.

Alles wat in je hoofd zit popt op bij associatie. En dat kan wel eens op een verkeerd moment zijn. Bijvoorbeeld onder de douche, in de trein, tijdens een lezing of vergadering, als je met iets anders bezig bent.

Toegankelijkheid van jouw takenlijst

Een ander belangrijk punt is dat alles wat in je hoofd zit niet toegankelijk is voor een ander. Een collega of je leidinggevende heeft er geen zicht op.

Dat is niet erg als je helemaal alleen werkt. Maar als je in een organisatie werkt of in een team, dan is transparant werken belangrijk. Dan moet je werk voortgezet kunnen worden als jij weg bent.

Wat staat er in?

Een takenlijst geeft alles weer wat je nog moet of wilt doen. Een goede takenlijst geeft ook weer wanneer je dat wilt gaan doen.

Ga je een takenlijst maken, zorg dan dus ook voor een goede werkplanning. Niets werkt demotiverender dan alle taken op een kluitje in het rood omdat ze over tijd zijn.

Echte taken, geen projecten

Een goede takenlijst heeft bepaalde kenmerken. Er staan alleen taken op die “afvinkbaar” zijn. Die niet verder in onderdelen uit elkaar te halen zijn.

Dus geen projecten, want dan moet je alsnog gaan nadenken over welke taak je als eerste moet gaan doen. Ook geen vage omschrijvingen die niet concreet aangeven wat je moet doen.

Op het moment dat je iets van je takenlijst wilt gaan aanpakken moet je niet eerst nog hoeven nadenken wat er nu precies gedaan moet worden. Hoe meer details je erbij hebt staan, hoe eerder je de taak zult gaan doen.

Gebruik een elektronische takenlijst

Een takenlijst wordt pas werkbaar als er ook een werkvolgorde in zit. Papieren takenlijsten zijn daarom minder handig, daar staat alles op in de volgorde waarin het is opgeschreven.

Een elektronische takenlijst staat in volgorde van de datum waarop je aan de taken moet gaan werken. Verder heeft een elektronische takenlijst het voordeel dat je niet alle taken zichtbaar hoeft te maken.

Je kunt de software voor je laten werken om alleen die taken weer te geven die relevant zijn voor de weekplanning. Een papieren lijst geeft alle taken weer en dan moet je iedere keer als je een taak wilt gaan doen de hele lijst doornemen.

Ken je jouw gouden taken al?

In alles wat je doet kun je meer of minder resultaat behalen. Er zijn altijd dingen die je moet doen die niet echt iets opleveren. Of die iets opleveren wat even later weer ongedaan is gemaakt.

Neem bijvoorbeeld afwassen of je inbox leegmaken. Je blijft het iedere keer weer opnieuw doen. En het draagt nauwelijks bij aan de voortgang van je werk. Je projecten komen er niet van rond en je doelen bereik je er niet mee. Toch horen die taken erbij, je kunt ze niet achterwege laten.

Dan zijn er activiteiten die echt iets opleveren. Niet alleen resultaat en vooruitgang, maar ook voldoening. Het zijn de dingen die je doet om verder te komen in je werk, in je leven, in je carrière of in je hobby.

Het zijn de dingen waarvoor je aangenomen bent. Sterker nog het zijn de dingen waarvoor de organisatie waar je werkt in het leven geroepen is. Als we het daar over gaan hebben dan spreken we over je Gouden Taken.

Leer effectieve takenlijsten maken

Ik leer je om takenlijsten te maken die precies aangeven wat je moet doen en wanneer. Je gaat dus een takenlijst maken die voor jou werkt.

Maar ook een takenlijst die zo helder is dat een collega je werk kan overnemen op het moment dat jij er niet bent.


Ga van Takenlijst maken naar Time Management Tips
Ga van Takenlijst maken naar Time Management op Maat HOME